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人事部のシゴト 業務必須の知識とアイテム紹介

社会人4年目・人事部1年目のこぺんぎんです。

IT部門から社内システムを経て、今年の夏にIT部門出身SEバリバリの課長と一緒に人事部に異動しました。

半年間の人事部の経験を経て、元プログラマーの観点と、事務作業を黙々とこなす観点から、

人事部で働く上で必須な知識とアイテムを紹介します。

知識は必要だが、ITには勝てない。

まず人事に配属されて感じたのは、法的な手続きの意味不明さ。

従業員が引っ越したら、健康保険組合や厚生年金に住所変更届を提出してあげなければいけないし、

従業員に子供が生まれたら、マイナンバーを管理して、これまた健康保険証を作成する申請を出してあげないといけません。

そんな裏での支えなんて、IT部門にいるときはまったく知らなかったので、当初は右往左往していました。

そんなとき、40歳手前の人事一筋の先輩は何でも知っていて、何でも教えてくれて

超カッコイイ存在でした。それは本当に。

だけど、同時に、システム化には勝てないな。って実感しました。

たとえば、「年末調整」。

これ、今でも紙で記入させられる会社は多いかと思いますが、

弊社は年末調整クラウドを導入して、入力から還付金計算まで、人事の人間は関与しません。

ぶっちゃけ、年末調整の還付計算を知っているスキルは何の役にもたたない。

年調なんて年に1回なので、慣れるのに数年要するけど、システムがすべてかっさらいます。

あと、自分がかっさらったものでは、先にすこし紹介した住所変更

従業員が引っ越ししたら、年金事務所と健康保険組合に書類を提出する必要があります。

今までは、従業員に紙で旧住所と新住所を記入してもらって、総務部員が各機関への提出書類を作成する流れでしたが、

かなりの時間と知識が必要だったので、

仕組みをぶち壊しました。

従業員に住所変更情報をエクセルで提出してもらい、

それを読み込んで、各申請書類を作成(ファイル作成)~印刷まで行うマクロを組んで自動化しました。

人事経験がなくてもボタンワンクリックで書類作成が完了します。

人事業務はじめ事務作業は、人間が数日~数か月かけて覚えたモノをシステムが1日でかっさらいます。

ぶっちゃけ自分もアナログ人間寄りなので、知識マウントとりたいけど、

自分みたいな若造でも、一つの業務をボタンワンクリックで作成できるようになるし、

ましてや、システム開発会社ががっちり作成してるシステムに身を委ねれば、そのうち社労士とかも要らなくなるんだろうな。って思います。

なので、今後はシステムを扱える人事になるべき。だとかなり思います。

特に中小企業は、システム会社のシステムを購入する経済的余裕がなく、人力で工数かけて作業していると思うので、

マクロ組めるようになれば、かなり重宝されます。(ファイル入出力レベルまであれば十分。)

ぶっちゃけネット検索すれば、ほぼ出てくる世の中なので、

ググる力と応用力に自信がある人はネットで十分ですが、体系的に学びたい人は本をオススメします。

事務作業系

先に、システムマウントをとってしまいましたが、

とは言っても、事務作業に変わりはないので、当然、大量の書類をさばいたり、ひたすらエクセルとにらめっこして書類作成に勤しむことも大量にあります。

最近は、官公庁も電子申請を受け付けるところが多くなりましたが、

それでもまだまだ紙でしか対応していないところも多いです。

そうなると紙の管理が大量に発生します。となると大量の紙から情報を探す機会もあります。

文句の一つや二つ言いながら紙をめくりますが、2枚一気にめくっちゃうとか往々にしてあるので、

「紙めくり」をとりあえず準備しましょう。

まじで必須。

紙をめくるという、最強に無駄な時間を、さらに台無しにする2枚めくりを防げます!!

あと、よくあるのは、原本とコピーの扱い。

原本は綺麗な状態のまま、一旦情報を書き込みたい書類とか大量にあります。

人員数調査書類とか、就労証明書とか。。。

このとき、大抵コピーとって、コピーに対して下書きしますが、コピー用紙がコピーであることが分からなくなる瞬間が結構あります。

結構、ばかにならない現象なので、コピースタンプは用意してコピー用紙にポンポンおしていくと、

ミス防止と、コピーと原本を、どっちかどっちか探す手間が減ります。

そのほかにも、書類整理ボックスとか、穴あけパンチとか、、、定番の筆記用具は多々ありますが、

基本的に会社備品であったり、どこでも買えるものなので、あえて紹介は控えます。

まとめ

今回は、人事業務に必須な知識とアイテムを紹介しました。

とくに知識については、システムに人間の脳は勝てないのは明白なので、システムを作る側に回ったほうがいいということを紹介しました。

まだまだ中小企業には知識の豊富な人材が必要なことが多いので知識重視で頑張るのもいいと思いますが、

自分のような20代での人事業務者は、10年後にどうなっているか考えると、システム寄りになったほうが

人材価値があがるのは明白かと考えます。

いわゆるガチなシステム開発者になる必要はなく、システム的な思考ができるようになれば、

システム開発業者への発注含めたやり取り、会社への導入が上手く回ると思います。

自分もまだまだな部分が多いため、自分磨きに精進したい所存です!

是非、切磋琢磨できればと思います。